Ochrana osobních údajů

Informace o zpracování osobních údajů

v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „Nařízení“)

Identifikační údaje správce

Povodí Odry, státní podnik
IČ: 70890021
se sídlem Varenská 3101/49, Moravská Ostrava, 702 00 Ostrava, Doručovací číslo: 701 26
zapsaná v obchodním rejstříku Krajského soudu v Ostravě, oddíl AXIV, vložka 584
tel.: 596 657 111
email: info@pod.cz
www.pod.cz
(dále jen „Povodí“ nebo také „správce“)

Kontaktní údaje pověřence

Rada & Partner advokátní kancelář, s.r.o.
IČ: 241 95 855
Zastoupená při výkonu funkce pověřence: JUDr. Ing. Evou Radovou
tel.: +420 721 460 521
email: e.radova@radapartner.cz

Zpracovávané osobní údaje

Povodí zpracovává kromě osobních údajů svých zaměstnanců a osobních údajů smluvních partnerů, kterým jsou informace o zpracování jejich osobních údajů podány v rámci jednání o uzavření smlouvy, rovněž osobní údaje dále uvedených kategorií subjektů údajů (dále jen „subjekty údajů“) v rámci následujících agend v níže uvedeném rozsahu:

• agenda žádostí o informace dle zákona č. 106/1999 Sb. o svobodném přístupu k informacím v rámci níž, jsou zpracovávány osobní údaje žadatelů o informace dle zákona č. 106/1999 Sb. o svobodném přístupu k informacím správcem:
  • adresní a identifikační údaje (např. jméno a příjmení, adresa, datum narození, IDDS)
  • popisné údaje, údaje třetích osob sdělené žadatelem či získané v rámci vyřizování žádosti
• agenda stížností v rámci níž, jsou zpracovávány osobní údaje:
  • adresní a identifikační údaje stěžovatelů uvedené v podaných stížnostech (jedná se zejména o jméno, příjmení, akademický titul, adresa trvalého bydliště, číslo (mobilního) telefonu, e-mailová adresa)
  • popisné údaje stěžovatelů uvedené v podaných stížnostech (např. předmět stížnosti)
  • adresní a identifikační údaje zaměstnanců (zejména jméno, příjmení, akademický titul)
  • popisné údaje zaměstnanců jako je zejm. pracovní pozice/funkce u správce
  • údaje o třetích osobách získané v průběhu řešení stížností (zejm. dalších zainteresovaných osob)
• agenda výběrových řízení, v rámci níž jsou zpracovávány osobní údaje uchazečů o zaměstnání:
  • adresní a identifikační údaje (např. jméno a příjmení, datum narození, adresa, e-mailová adresa, telefonní spojení)
  • popisné údaje (např. údaje získané při pohovoru s uchazečem o zaměstnání, údaje ze životopisu)
• agenda provozu kamerových systémů na vodních dílech a pracovištích správce, v rámci níž jsou zpracovávány osobní údaje osob pohybujících se v objektech: Rybné hospodářství Petrův Rybník, Vodní dílo Kružberk a rybné hospodářství Kružberk, Vodní dílo Žermanice a rybné hospodářství Žermanice, Vodní dílo Morávka a rybné hospodářství Morávka, Správa státního podniku, Vodní dílo Šance, Vodní dílo Slezská Harta, Vodní dílo Těrlicko, Vodní dílo Olešná, Vodní dílo Vyšní Lhoty, Vodohospodářský provoz Skotnice, středisko Suchdol nad Odrou, Vodohospodářský provoz Ostrava, pracoviště Jez Lhotka, Vodohospodářský provoz  Ostrava, pracoviště Hrušov a Vodohospodářský provoz Ostrava, pracoviště Kunčičky:
  • popisné údaje (obrazový záznam)
• agenda monitorovaného hovoru na vodohospodářském dispečinku, v níž jsou zpracovávány osobní údaje osob volajících na vodohospodářský dispečink:
  • identifikační údaje (zejm. jméno a příjmení, eventuálně bydliště volajícího)
  • popisné údaje (záznam hlasu volajícího)
• agenda spisovny spočívající zejm. ve vedení jmenného rejstříku, knihy návštěv spisovny, knihy zápůjček ze spisovny a zápůjčních lístků dle platného Spisového řádu (spisový řád, skartační a spisový plán) Povodí z 1. ledna 2018 (dále jen „Spisový řád“) v rámci níž, jsou zpracovávány zejména osobní údaje návštěvníků spisovny a zapůjčitelů:
  • identifikační údaje (zejm. jméno a příjmení, případně dodatek u podnikajících fyzických osob nezapsaných v obchodním rejstříku, č. OP, č. služebního průkazu, telefonní spojení, adresu pro doručování, IDDS)
  • popisné údaje (zejm. adresa zaměstnavatele, podpis)
• agenda veřejných zakázek v rámci níž jsou zpracovávány osobní údaje účastníků zadávacího řízení veřejných zakázek a jejich zaměstnanců
  • identifikační údaje (zejm. jméno a příjmení, adresa, IČO, emailová adresa, telefonní spojení, IDDS)
  • popisné údaje sdělené častníkem či získané během zadávacího řízení
• agenda obchodně - kontraktační v rámci níž jsou zpracovávány osobní údaje smluvních partnerů:
  • adresní a identifikační údaje (zejména příjmení, jméno; akademický titul; adresa trvalého bydliště, sídlo; datum narození; email; telefonní číslo; IČO; DIČ)
  • popisné údaje (zejména čísla vedených účtů u bankovních ústavů)
  • údaje o zaměstnancích/statutárních orgánech jednajících/zastupujících smluvního partnera či jednající ve věcech smluvních/technických (zejména příjmení, jméno; akademický titul; pozice/funkce; email; telefonní číslo)
• agenda majetková v rámci níž jsou zpracovávány osobní údaje žadatelů a vlastníků nemovitostí
  • adresní a identifikační údaje žadatelů a vlastníků nemovitostí, popř. jiných smluvních partnerů (zejména příjmení, jméno; akademický titul; adresa trvalého bydliště; datum narození; rodné číslo)
  • popisné údaje (zejména čísla vedených účtů u bankovních ústavů)
  • adresní a identifikační údaje zaměstnanců POD (zejména jméno, příjmení; akademický titul; funkce/pozice; telefonní číslo; email)
• agenda Evidence uživatelů vod v rámci níž jsou zpracovávány osobní údaje odběratelů povrchových nebo podzemních vod dle zákona č. 254/2001 Sb., vodní zákon:
  • identifikační údaje uživatelů (jméno a příjmení, bydliště, IČO)
  • popisné údaje uživatelů (zejm. údaje o odběrech podzemní nebo povrchové vody, vypouštění vody, údaje o vzdouvání nebo akumulaci povrchové vody, údaje o druhu ekonomické činnosti, údaje o vodním díle uživatele či zdroji vypouštění, údaje o povolení k nakládání s vodami)
  • údaje o kontaktních osobách vyřizujících hlášení za uživatele (zejména příjmení, jméno; email; telefonní číslo)

(dále jen „osobní údaje“).

V rámci výše uvedených agend zpracovává Povodí pouze údaje nezbytné a přiměřené k dosažení níže definovaných účelů. Obrazové (kamerový systém) ani zvukové (záznam hovoru) záznamy nejsou zpracovány zvláštními technickými prostředky umožňujícími jedinečnou identifikaci nebo autentizaci fyzické osoby, a nejde tedy o biometrické údaje ve smyslu Nařízení.

Při zpracovávání osobních údajů nedochází k automatizovanému rozhodování ani k profilování.

Právní základ a účely zpracování

Povodí zpracovává osobní údaje:

• v rámci agendy žádostí o informace dle zákona č. 106/1999 Sb. o svobodném přístupu k informacím za účelem evidence a vyřizování takovýchto žádost, a z titulu plnění právních povinností Správce;
• v rámci agendy stížností za účelem ochrany práv a právem chráněných zájmů správce a subjektů údajů v případném občanském soudním řízení, trestním řízení a správním řízení, a z titulu (i) oprávněného zájmu Správce;
• v rámci agendy výběrových řízení za účelem realizace výběrového řízení a získání nových zaměstnanců či osob v obdobném postavení, a z titulu: (i) plnění smlouvy (resp. opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost subjektu údajů), (ii) souhlasu se zpracováním osobních údajů (je-li poskytnut) a (iii) oprávněných zájmů správce (uplatnění, výkon a vymáhání práv správce, zejm. v soudních sporech, či oprávněný zájem správce na obsazení uvolněné pracovní pozice v případě zrušení pracovního poměru přijatého uchazeče ve zkušební době);
• v rámci provozu kamerových systémů za účelem ochrany majetku správce a protipovodňové ochrany na vodních dílech, a z titulu: (i) plnění úkolů ve veřejném zájmu (např. zjišťování a hodnocení stavu povrchových vod dle zák. 254/2001 Sb., vodní zákon), a (ii) oprávněných zájmů Správce (zejm. ochrana majetku, sledování vodních poměrů na vodních dílech, udržovaní vodního díla v řádném stavu tak, aby nedocházelo k ohrožování bezpečnosti osob, majetku a jiných chráněných zájmů);
• v rámci agendy monitorovaného hovoru na vodohospodářském dispečinku za účelem plnění povinností Povodí v souvislosti se správou významných vodních toků, činnostmi spojenými se zjišťováním a hodnocením stavu povrchových a podzemních vod v dané oblasti povodí, jakož i s dalšími činnostmi dle zák. č. 254/2001 Sb., vodní zákon, a to z titulu (i) plnění úkolů ve veřejném zájmu, zejména v souvislosti s haváriemi či zajištěním hlásné a předpovědní povodňové služby, a (ii) oprávněných zájmů správce spočívajících v ochraně jeho majetku;
• v rámci agendy spisovny za účelem vyhledávání, ověřování a automatického zpracovávání údajů o adresách odesílatelů a adresátech dokumentů, a výkonu kontroly nad nahlížením a zápůjčkami dokumentů ze spisovny, a to z titulu (i) plnění právní povinnosti (zák. č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů a vyhl. č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby);
• v rámci agendy veřejných zakázek za účelem realizace veřejných zakázek dle zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, a z titulu (i) plnění právních povinností (zejm. dle zák. č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek), (ii) plnění smlouvy (resp. plnění smlouvy s vítězem zadávacího řízení) a (iii) oprávněného zájmu Správce (ochrana, uplatnění a vymáhání právních nároků);
• v rámci agendy obchodně-kontraktační za účelem dodržení právních povinností, plnění smluvních povinností správce a ochrany práv a právem chráněných zájmů správce a subjektu údajů v občanském soudním řízení, trestním řízení a správním řízení, zejména pro registr smluv, uzavírání smluv o dílo, uzavírání kupních smluv, uzavírání smluv na dodávku a odběr povrchové vody aj., a to z titulu (i) splnění právní povinnosti, (ii) pro splnění smlouvy a (iii) pro účely oprávněných zájmů Správce (ochrana, uplatnění a vymáhání právních nároků)
• v rámci agendy majetkové za účelem kontraktace a plnění smluvních povinností Správce, povinného zveřejnění údajů na základě zákona (veřejné registry, registr smluv), ochrany práv a právem chráněných zájmů Správce a subjektu údajů v občanském soudním řízení, trestním řízení a správním řízení, a to z titulu (i) splnění právní povinnosti, (ii) splnění smlouvy, jejích smluvní stranou je subjekt údajů nebo pro provedení opatření, přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů;
• v rámci agendy Evidence uživatelů vod za účelem plnění hlasovací povinnosti dle zákona č. 254/2001 Sb., vodní zákon, sestavovaní vodní bilance dle vyhlášky Ministerstva zemědělství č. 431/2001 Sb. o obsahu vodní bilance, způsobu jejího sestavení a o údajích pro vodní bilanci, statistiky a pro vyjadřovací činnost Správce, a to z titulu (i) splnění právní povinnosti

Doba uložení osobních údajů

Správce zpracovává všechny osobní údaje subjektů údajů pouze po dobu nezbytně nutnou k naplnění stanoveného účelu zpracování.

• Osobní údaje získané v rámci agendy žádostí o informace dle zákona č. 106/1999 Sb. o svobodném přístupu k informacím uchovává správce dle Spisového řádu po dobu 5 let;
• Osobní údaje získané v rámci agendy stížnosti uchovává správce dle Spisového řádu po dobu 5 let;
• Osobní údaje získané v rámci výběrových řízení uchovává správce do skončení výběrového řízení, a poté po dobu trvání zkušební lhůty sjednané s přijatým uchazečem (z titulu oprávněného zájmu správce na obsazení místa případně uvolněného přijatým uchazečem), a dále po dobu nezbytně nutnou k uplatnění a obhajobě práv správce (zejm. v případě hrozícího či probíhajícího soudního sporu). Pokud uchazeč o zaměstnání souhlasí se zpracováním svých osobních údajů i po skončení výběrového řízení, uchovává je Povodí po dobu 1 roku od sdělení výsledků výběrového řízení.
• Osobní údaje získané v rámci provozu kamerových systémů Povodí uchovává nejdéle po dobu 14 dnů od pořízení záznamu;
• Osobní údaje získané v rámci monitorování hovorů vodohospodářským dispečinkem uchovává Povodí dle Spisového řádu po dobu 5 let;
• Osobní údaje získané v rámci vedení spisovny uchovává Povodí po dobu nezbytně nutnou a to nejdéle po dobu vedení spisovny nebo po dobu stanovenou zvláštními předpisy;
• Osobní údaje získané v rámci zadávání veřejných zakázek uchovává Povodí dle Spisového řádu po dobu 5 let, pokud se jedná o osobní údaje získané v rámci zadávání veřejné zakázky malého rozsahu nebo 10 let, pokud se jedná o zadávání podlimitních a nadlimitních veřejných zakázek;
• Osobní údaje získané v rámci činnosti obchodně – kontraktační uchovává Povodí dle Spisového řádu po dobu 5 nebo 10 let od ukončení platnosti dokumentu dle typu smlouvy;
• Osobní údaje získané v rámci majetkové agendy uchovává správce dle Spisového řádu po dobu 50 let od ukončení platnosti dokumentu;
• Osobní údaje získané v rámci agendy Evidence uživatelů vod uchovává Povodí v souladu s vodním zákonem stále.

Příjemci osobních údajů

Zpracováním osobních údajů může Povodí pověřit v souladu s čl. 28 Nařízení třetí osoby – zpracovatele, zejm. dodavatelé podnikových systémů, zpracovávající osobní údaje a subjekty provádějící třídění a likvidaci dokumentů a dat. Správce je veřejnoprávním původcem, který je povinen zpřístupnit dokumenty a umožnit výběr archiválií příslušnému archivu. Osobní údaje pořízené kamerovým systémem či záznamem hovoru na vodohospodářský dispečink mohou být v rámci protipovodňových opatření zpřístupněny povodňovým orgánům či dalším účastníkům ochrany před povodněmi.

Dále mohou být osobní údaje zpřístupněny správcem (i) na základě zákona a v souladu s dodržováním právních povinností správce subjektům k tomu oprávněným dle příslušných právních předpisů, či (ii) v souvislosti s oprávněným výkonem práva správce v souladu s výše uvedeným účelem zpracování osobních údajů subjektům závazně rozhodujícím o právech a povinnostech (např. správní úřady, soudy, orgány státní správy).

Práva subjektů údajů

Níže uvedená práva mohou být uplatněna vůči správci na základě žádosti, kterou lze učinit:

1. písemně na adrese sídla společnosti: Varenská 3101/49, Moravská Ostrava, 702 00 Ostrava,
2. elektronicky na e-mailové adrese: e.radova@radapartner.cz

Pro účely identifikace žadatele je potřeba v žádosti uvést alespoň jméno, příjmení a email (či jiný kontakt). Povodí je oprávněno – dle zhodnocení rizika újmy, která by hrozila v případě nesprávné identifikace – ověřit totožnost subjektu údajů vhodným způsobem.

Veškerá sdělení a vyjádření k právům uplatněným subjekty údajů poskytuje správce bezplatně. Pokud by však byla žádost zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména proto, že by se opakovala, je správce oprávněn si účtovat přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací.

Právo na přístup k osobním údajům

Subjekt údajů je oprávněn od správce požadovat informaci např., zda jsou jeho osobní údaje zpracovávány či nikoliv a pokud ano, má právo na přístup k informacím o účelech zpracování, kategoriích dotčených osobních údajů, příjemcích nebo kategoriích příjemců, atd. Subjekt údajů má právo na poskytnutí kopie zpracovávaných osobních údajů. Právem získat tuto kopii však nesmějí být nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob.

Právo na opravu osobních údajů

Subjekt údajů má právo na opravu nepřesných či doplnění neúplných osobních údajů, jež se ho týkají.

Právo na výmaz osobních údajů („právo být zapomenut“)

Ve stanovených případech - například, když zpracovávané údaje nejsou pro stanovené účely nadále potřebné – má subjekt údajů právo požadovat, aby správce jeho osobní údaje vymazal.

Právo na omezení zpracování

Subjekt údajů má v určitých případech právo na omezení zpracování osobních údajů, které se jej týkají, a to kupříkladu, pokud popírá přesnost osobních údajů a na dobu potřebnou k ověření přesnosti.

Právo na přenositelnost údajů

Právo na přenositelnost osobních údajů se týká pouze případů, kdy jsou osobní údaje subjektem údajů poskytnuty správci (i) na základě smlouvy nebo souhlasu se zpracováním a (ii) osobní údaje jsou zpracovávány automatizovaně.

Při uplatnění práva na přenositelnost předá správce osobní údaje subjektu údajů či jím určenému správci ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu.

Právo odvolat souhlas

Udělený souhlas se zpracováním osobních údajů má subjekt údajů v případě, kdy je zpracování založeno na souhlasu (agenda výběrových řízení) právo na výše uvedených kontaktech správce kdykoliv odvolat.

Právo vznést námitku

Je-li zpracování osobních údajů prováděno pro účely oprávněných zájmů nebo pro účely provádění úkolu ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, má subjekt údajů právo vznést námitku proti zpracování.

 

Bude-li se subjekt údajů domnívat, že zpracováním jeho osobních údajů dochází k porušení Nařízení, má rovněž právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je v České republice Úřad pro ochranu osobních údajů (adresa: Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, email: posta@uoou.cz).